Administrasi dan Kesekretariatan

Edisi Nostalgia Zaman KuLi aH Heheheheh.......... Oleh : Asep S Jazuli Pendahuluan Pada setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan sw...

Edisi Nostalgia Zaman KuLi aH Heheheheh..........

Oleh : Asep S Jazuli

Pendahuluan

Pada setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah maupun sosial, dalam upaya mencapai tujuan secara berhasil dan berdaya guna, memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang, rincian tugas individu yang terlihat dalam organisasi, sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang berfungsi memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam orgnisasi, agar kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan.

Salah  satu  prasarana   yang     tidak kalah   pentingnya  dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu kantor yang  mampu menyediakan   informasi   yang    benar    berdasarkan  fakta dan dibutuhkan  oleh pimpinan        dalam rangka      mengatur     dan mengendalikan usahanya serta membuat keputusan

Setiap keputuasan yang telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi  perlu dicatat dan disimpan dengan baik sebagai sebuah pembuktian lebih lanjut.

Ruang lingkup pekerjaan pada organisasi yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang pegawai atau sekelompok kecil pegawai. Sehubungan dengan hal tersebut, kemungkinan terdapat sekelompok staff, yang diantaranya adalah Sekretaris dan para pembantunya yang melaksanakan kegiatan bantuan, atau rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan “Sekretariat”

Arti Administrasi Kesekretariatan

Adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas   bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran tujuan organisasi.

Tujuan  administrasi  Kesekretariatan

Administrasi kesekretariatan mempunyai tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern  maupun ekstern.
2. Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang   berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Fungsi manajemen  menurut G.R Terry terdiri dari  Planning, Organizing, actuating, Controlling)

Fungsi Administrasi Kesekretariatan

1. Mengadakan pencatatan   dari    semua kegiatan manajemen  Hasil pencatatan yang harus   dilakukan menurut suatu system  Yang ditentukan,digunakan   sebagai alat pertanggungjawaban dan  sebagai    sumber informasi.  Pencatatan   perlu dilakukan dengan tepat guna dan tepat  waktu.
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
3. Sebagai alat komunikasi prusahaan/organisasi
4. Sebagai pusat dokumentasi

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kegiatan yang diselenggarakan oleh sekretaris organisasi, khususnya adalah  penunjang terhadap pekerjaan pokok, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

Ruang lingkup kegiatan sekretariat

Pada umumnya kegiatan sekretariat meliputi:

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.
2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern (Humas)
3. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat
4. Menyelengarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan
5. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.

Posisi sekretaris dalam organisasi

Peran dan tanggung jawab ‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung)

Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan :

1. Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
2. Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)
3. Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing).

Kualifikasi Skretaris Organisasi

1. Pengetahuan

a)   Mempunyai pengetahuan yang luas

b)   Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi

c)   Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya

d)   Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran

e)   Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing

2. Keterampilan

a)   Mampu menyusun laporan

b)   Mampu berkorespondensi

c)   Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing

d)   Mampu menggunakan teknologi perkantoran

3. Kepribadian

a)   Memiliki kepribadian yang menarik dan baik

b)    Loyalitas dan dedikasi yang tinggi

c)   Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,  keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta  tanggungjawab